Przygotowanie listów od zawsze wiąże się z koniecznością zachowania pewnych zasad, które są konieczne do tego, by stworzony dokument spełniał standardy jakie są jemu przypisywane. Dotyczy to nie tylko tradycyjnej korespondencji, ale odnosić się będzie również do listów w formie elektronicznej. Przy tym istotne będzie również to, by list formułować prawidłowo przy uwzględnieniu języka w jakim będzie powstawał. Jeśli firma prowadzi działalność międzynarodową i realizuje korespondencje w języku angielskim właściwe przygotowanie e-mailów również będzie istotne.
Przygotowanie maili w języki angielskim – najważniejsze informacje?
Przygotowanie międzynarodowej korespondencji elektronicznej wymaga od firmy profesjonalnego podejścia i realizacji tego w tak zwanej formule – formal e-mail. W tej sytuacji konieczne jest, by cała wiadomość była uporządkowana i miała prostą, zwięzłą treść. Posługiwać się należy formalnymi grzecznościowymi zwrotami w języku angielskim. Unika się stosowania skrótów, uproszczeń czy emotikonów.
Podstawowe elementy międzynarodowej korespondencji
Każdy e-mail jaki będzie w firmie powstawał w języki angielskim powinien składać się z kilku podstawowych elementów. Formalna treść musi być przygotowana odpowiedniej oprawie, na którą składać się będzie przywitanie, wstęp, rozwinięcie, zakończenie.
Już we wstępie listu należy przedstawić najważniejsze założenia z jakimi e-mail jest kierowany, tak by w rozwinięciu wskazać te elementy, które wymagają wyjaśnienia w szerszym kontekście. Chodzi o to, by w uporządkowany sposób od rozpoczęcia przez rozwinięcie przeprowadzić taki mail i wskazać co jest dla firmy najważniejsze, z czym kieruje się do innego podmiotu przygotowując daną wiadomość.
Jeśli mail ma zawierać jakieś formalne prośby czy wnioski to te powinno się formułować w zakończeniu, po którym należy dołączyć formalne pozdrowienie i zakończenie.
Przygotowując e-mail w takiej formie można oczekiwać, że będzie on prezentował się estetycznie, a przekazane informacje przy wykorzystaniu odpowiedniego słownictwa zostaną sprawnie przekazane kontrahentom.
Pomoc w przygotowaniu maili po angielsku
Jeśli firma chce prowadzić formalną korespondencje, jednak jej pracownicy nie czują się na siłach, by przygotowywać takie wiadomości, mogą skorzystać ze wsparcia biura tłumaczeń Language Partner, które zajmuje się profesjonalnymi tłumaczeniami dla biznesu. W tej sytuacji można wiadomości w języku polskim przekazać do tłumaczenia, tak by zostały dostosowane do formalnych wymogów maili w języku angielskim. Gotowe tłumaczenia jakie będzie przekazywało biuro nadawały się będą automatycznie do wysłania do międzynarodowego odbiorcy. Maile tłumaczone są w profesjonalny sposób z uwzględnieniem wymaganej formy jak i też przy użyciu właściwego słownictwa, niezbędnego do tego, by mail budował pozytywny wizerunek firmy w oczach międzynarodowych kontrahentów. Warto mieć tego świadomość i jeśli w firmie brakuje doświadczenia w konstruowaniu takich wiadomości to warto oddać je do biura tłumaczeń.
